JuridischForum.be

Beste Leden,

Ik heb het forum doorzocht naar “ondertekende notulen”. Echter zijn enkele bijdragen uit de jaren 2010 tot 2012, en geven helaas geen eenduidig antwoord.

De notulen van de AV moeten worden ondertekend door de voorzitter van de AV etc. , duidelijk.

Vraag:
a) Op de kopie van de notulen die aan de ME opgestuurd wordt moet “deze ondertekening zichtbaar zijn” of maakt het niet uit.
b) Of volstaat het, als het “ondertekende origineel” bij de Syndicus aanwezig is?

Verder heb ik gelezen (ref. Luc):
Citaat:
De PV wordt niet opgesteld op papier met de briefhoofding van de syndicus, want het is een document van de VME.
Einde Citaat
c) Is dit echt zo volgens huidig inzicht/kennis, en vereist?

A) en b) de slimme, eerlijkere syndicus zorgt ervoor dat er zo weinig mogelijk discussie is over de notulen en zorgt ervoor dat ieder van de leden van de vme een exact duplicaat van de notulen ontvangt, dus mét handtekeningen. De andere syndici, die nu en dan graag genieten van een publiek onderhoud met een vrederechter, hoeven dit niet te doen.

C) om nutteloze discussies over retentierecht en bovenvermelde koffiekletsen met vrederechters bij overdracht stukken wanneer men van syndicus verandert te vermijden, is het aangeraden elke schijn te vermijden. Dit is sinds dit jaar wel opgelost door een nieuwe wetgeving die eist dat de stukken (niet zeker of het de originelen moeten zijn of dat kopieën volstaan) van een vme bewaard dienen te worden in die vme zelf.

Dank U voor het antwoord.

Dit vind ik een schitterende omschrijving:

A) en b) de slimme, eerlijkere syndicus zorgt ervoor dat er zo weinig mogelijk discussie is over de noutulen en zorgt ervoor dat ieder van de leden van de Vme een exact duplicaat van de notulen ontvangt, dus mét handtekeningen. De andere syndici, die nu en dan graag genieten van een publiek onderhoud met een vrederechter, hoeven dit niet te doen.

Helaas hoort onze Syndicus in deze categorie.

Groeten

Vergeef me mijn cynisme en enigszins afwijkend antwoord, ik heb een half decennium in verscheidene vme's een veelvoud aan syndici van de tweede categorie versleten en voor de rechter gebracht vooraleer ik er 2 (twee) van de categorie slimmer en eerlijker heb gevonden. Helaas is één van beide bovendien zeer realistisch in wat hij en zijn kantoor fysiek aankunnen wat betreft aantal cliënten/kwaliteitsservice en handhaven ze een zeer strikt beleid in het aannemen van nieuwe mandaten. (Zodat op het einde van de rit de twee meestal één is.)

Concreet: de handtekeningen onder de notulen zijn een wettelijk verplicht onderdeel van die notulen

art. 577-6 BW

...

§ 10. De syndicus stelt de notulen van de beslissingen op die worden genomen door de algemene vergadering met vermelding van de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden.
Deze notulen worden aan het einde van de zitting en na lezing ondertekend door de voorzitter van de algemene vergadering, door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.
...
§ 12. De syndicus neemt binnen de dertig dagen na de algemene vergadering de beslissingen bedoeld in de §§ 10 en 11 op in het register bedoeld in artikel 577-10, § 3, en bezorgt deze binnen diezelfde termijn aan de mede-eigenaars en andere syndici.
Indien de mede-eigenaar de notulen binnen de gestelde termijn niet heeft ontvangen, stelt hij de syndicus schriftelijk hiervan op de hoogte.

§ 10 stelt duidelijk dat de handtekeningen geplaatst worden AAN het einde van de vergadering, deze is dus nog niet voorbij. --> de handtekeningen en nalezing vormen dus een integraal onderdeel van de vergadering en de notulen.

§ 12 het tweede lid van deze paragraaf laat ontegensprekelijk blijken dat met "de beslissingen" uit het eerste lid de notulen van de vergadering worden bedoeld en niets anders voor zover § 12 slaat op § 10.

Een syndicus die wat anders stuurt is bijgevolg in overtreding van art 577-6 §12 en na niet inwilliging van een schriftelijke verwittiging vervolgbaar middels de bepalingen van art 577-9 BW. Bij het aantonen van systematisch weigeren van het respecteren van zijn verplichtingen is ontheffing uit zijn taak bij vonnis en een tuchtprocedure bij zijn controleorganisme mogelijk.

C) om nutteloze discussies over retentierecht en bovenvermelde koffiekletsen met vrederechters bij overdracht stukken wanneer men van syndicus verandert te vermijden, is het aangeraden elke schijn te vermijden. Dit is sinds dit jaar wel opgelost door een nieuwe wetgeving die eist dat de stukken (niet zeker of het de originelen moeten zijn of dat kopieën volstaan) van een vme bewaard dienen te worden in die vme zelf.

Welke nieuwe wet?

Ik dacht dat het een direct gevolg was van de reparatiewet van 06/2012 en het feit dat aangetekende zendingen nu aan syndicus en vme dienen gezonden te worden. Dat dit ook als gevolg heeft dat de vme over de mogelijk moet beschikken de haar toegezonden stukken gedurende de wettellijke bewaarperiode op te slaan en dat hierop,na een parlementaire vraag, de stukken die dienen te worden bijgehouden door de vme werden uitgebreid.

Zal het morgen nog eens precies opzoeken. In alle vme waar ik lid van ben is "de kast" er ondertussen...

Ik dacht dat het een direct gevolg was van de reparatiewet van 06/2012 en het feit dat aangetekende zendingen nu aan syndicus en vme dienen gezonden te worden. Dat dit ook als gevolg heeft dat de vme over de mogelijk moet beschikken de haar toegezonden stukken gedurende de wettellijke bewaarperiode op te slaan en dat hierop,na een parlementaire vraag, de stukken die dienen te worden bijgehouden door de vme werden uitgebreid.

Dat is volgens mijn persoonlijke mening een interpretatie die toelaat dat "in feite/de facto" (en niet "in rechte/de jure") een andere persoon dan de syndicus van de VME optreedt als vertegenwoordiger van de rechtspersoon VME. Wat verboden is sinds 01.08.1995.

Die kast mag in het gebouw staan, maar:
1. De sleutel dient enkel toegankelijk te zijn voor de syndius of één van zijn aangestelde (zoals de huisbewaarder).
2. De raad van mede-eigendom (en afzonderlijk de commissaris van de rekeningen) dient statutair opgelegd (zoals al impliciet voorzien) om een eigen klein archief op te bouwen (1 à 3 fardes) en door te geven bij wijziging titularis, met enkel de briefwisseling tussen deze raad en de syndicus, evenals deze van de syndicus met de leden van de VME (uitnodiging AV, mededeling juridische acties, inclusief de mededeling van de wijziging aan de statuten), en deze van de raad met de leden van de VME (= de periodieke verslagen).

Neem nu de twee aangetekende brieven recent opgelegd. Het is de brief gericht aan de VME die de primaire brief is. De syndicus dient de nodige maatregelen, te nemen om die brief te kunnen ontvangen.

De aangetekende brief aan de persoon die de bevoegdheid van “syndicus van de VME” uitoefent is er in feit bij gekomen omdat bepaalde "professionele" door het BIV erkende syndici niet het nodige doen om de briefwisseling aan de VME te ontvangen, zoals voorzien door de wet.

In de marge:
a. Ook de “functie” van externe vertegenwoordiger van de AV is volgens mij uit den boze.
In mijn VME werd die opgericht in 2006. Een vonnis van 2006, bevestigd in beroep in 2011, en één ander van 2006, nog niet bevestigd in beroep, heeft indirect deze functie waardeloos gemaakt, omdat deze persoon niet in de plaats van de AV in beroep kon gaan tegen het vonnis van 2007.
b. Tenslotte is de functie van “contactpersoon van de AV met de syndicus”, die recent furore maakt, volgens mij uit den boze.

Vergeef me mijn cynisme en enigszins afwijkend antwoord, ...

Nee nee, niets om te vergeven ...
... wij zijn (gelukkig nog) mensen, en helaas ligt de meeste postings hier een “problematiek” ten grondslag.
Dan is ook zo een “heldere visie” op zijn plaats!

De logica van §10 kan ik volgen, dus einde AV is pas na ondertekening van de notulen. Dus als de notulen aan de ME's worden opgestuurd ... inclusieve ondertekening.
Ik denk, dat dit wel zeer moeilijk zal zijn, om aan onze Syndicus begrijpbaar te maken. Ik zal dan wel weer als zeur-pit uitgemaakt worden.

Nu de situatie “in detail”.
Ik was op deze (ad hoc) Bijzondere AV (B-AV) niet aanwezig (langere tijd zakelijk in het buitenland).
De ontvangen kopie van de notulen is niet ondertekend.
In deze AV werd geen voorzitter gekozen (geruzie over en weer) en in de notulen staat ook geen voorzitter vermeld.
Volgens enkele aanwezigen (in de B-AV) heeft in principe de Syndicus het woord gevoerd/ de commando's uitgeschreeuwd, en that's it.
Verder staat in de notulen bij enkele punten: “De AV gaat unaniem akkoord bij handopsteking”.
Volgens enkele aanwezigen is dit in een “chaotische situatie” gebeurd, en terwijl zij helemaal geen hand opgestoken hadden.

Ik heb hun geadviseerd om schriftelijk bezwaar tegen deze notulen te maken. Echter voelen zij zich niet “sterk genoeg” en willen geen “rompslomp” aan hun hoofd hebben.

Vragen:
1)Is een B-AV (in principe een AV) geldig zonder voorzitter?
2)De ontvangen kopie van de notulen is niet ondertekend.
3)Ik heb de andere ME's verteld, dat ik als “Niet-aanwezige” geen bezwaar tegen het “akkoord bij handopsteking” kan maken. Is dit juist?

Alvast bedankt voor het “nadenken”.

1) art 577-6 §5 BW

§ 5. De algemene vergadering wordt door een mede-eigenaar voorgezeten. ...

§5 bepaalt de twee belangrijkste zaken die nodig om een rechtsgeldige vergadering te houden:

- ze bepaalt de categorie van mensen uit wie de voorzitter van de vergadering MOET voortkomen,
- ze bepaalt hoeveel aandelen en in welke verhouding deze MOETEN aanwezig te zijn.

Indien hieraan niet is voldaan --> geen rechtsgeldige vergadering.

2) Dan kan u steeds middels een, best aangetekend, schrijven de syndicus verzoeken om u binnen een redelijke termijn na kennisname (bijvoorbeeld 21 kalenderdagen) alsnog dit verslag te laten geworden.

3) klopt. Tegenwoordig wordt er terug vaak bij handopsteking gewerkt aangezien het verslag de onthouders en neen-stemmers bij naam dient te bevatten. Een aanwezige die het verslag niet ondertekend heeft en wel tegen heeft gestemd of zich onthouden kan op basis van het feit dat zijn tegenstem of onthouding niet werd geregistreerd de rechtsgeldigheid van een punt aanvechten.

Persoonlijke mening? Iedere mede-eigenaar kan op basis van het niet vervullen van lid één van art 577-6 §5 BW via het vredegerecht de ongeldigheid van de gehouden vergadering en diens besluiten bekomen en kan als bijkomende eis om de aanstelling van een voorlopig syndicus verzoeken die als opdracht heeft deze (B)AV opnieuw te houden. Gelet dat de syndicus er niet op heeft toegezien dat de basisregels voor het houden van de vergadering werden gerespecteerd zou de vme de kosten van het geding, de voorlopige syndicus en deze van de nieuwe (B)AV kunnen verhalen op de syndicus zelf.

Eén Mede-eigenaar met stoute schoenen is voldoende om dit te starten. De realiteit is helaas dat mensen vaak schapen zijn en dat zelfs verontwaardigde schapen een duwtje nodig hebben vooraleer ze actie ondernemen. Ik heb zelf een dergelijke vme meegemaakt waar iedereen al jaren morde over de syndicus, waar telkens een BAV nodig was omdat het quorum niet werd gehaald en waar niemand bij vernieuwing van diens aanstelling of andere punten durfde tegenstemmen, de enigen die nog kwamen opdagen was de kliek rond de syndicus. Uiteindelijk heb ik alleen voor een aantal punten de syndicus en de vme voor de rechter gedaagd en hier over de gehele lijn gelijk gekregen. Plotseling was er op de opnieuw te houden BAV een aanwezigheid van meer dan 80% van de tienduizendsten en werd diens mandaat met ongeveer (geheugen...) 6800 van de 8200/10.000sten aanwezig niet verlengd. Het mooiste van de zaak vond ik persoonlijk de opluchting van de andere eigenaars, nog tijdens de vergadering zelf, wanneer deze ontdekten dat ze niet alleen stonden, dat ze niet de enige waren die ongelukkig waren met de gang van zaken en dat ze verdorie wel een verschil konden maken. Nu, 6 jaar en een aantal woelige sessies later (het is niet omdat het een nieuwe syndicus is dat alles opeens beter gaat) hebben de (B)AV van die mede-eigendom nog steeds een aanwezigheid van meer dan 70%. De eigenaars heractiveren en laten geven om hun eigendom, dat is de grootste uitdaging..

Dat dossier is in essentie ook de oorzaak van mijn aanwezigheid op dit forum, het sindsdien blijven plakken en helpen beheren komt in feite door het besef dat dit forum met een klein beetje inspanning van een paar mensen diezelfde mogelijkheid biedt aan een enorm breed en divers publiek.

Hartelijk dank voor de uiteenzetting.

Voor de volgende visie en intentie

Dat dossier is in essentie ook de oorzaak van mijn aanwezigheid op dit forum, het sindsdien blijven plakken en helpen beheren komt in feite door het besef dat dit forum met een klein beetje inspanning van een paar mensen diezelfde mogelijkheid biedt aan een enorm breed en divers publiek.

wil ik mijn waardering uitspreken!

Beste Forumianer,

hier het vervolg van deze story.
In het ondertekende verslag van de Bijzondere AV (B-AV) ontbreken
a) de naam van de VME
b) het ondernemingsnummer
Zodoende is het uit juridisch oogpunt ongeldig.

Welke actie is nu vereist / zinvol ?
1) Een aangetekend schrijven aan de Syndicus waarin de ongeldigheid meegedeeld wordt is voldoende.

2) Het plaatsen van het onderwerp “verslag B-AV” op de agenda van de volgende AV (zal een statutaire zijn) is voldoende, waarbij dan volgende alternatieven mogelijk zijn:
a) de AV hoeft zich helemaal niet over de geldigheid uit te spreken
b) de AV is akkoord met de ongeldigheid
c) de AV is akkoord met het alsnog toevoegen van de naam van de VME en het ondernemingsnummer op het ondertekende verslag (waardoor het wel geldig wordt ?)
d) de AV komt er niet uit
Indien één van deze mogelijkheden, welke meerderheid is voor een besluit vereist?

3) De Syndicus (die de secretaris was)
a) schrijft alsnog (zelfstandig) de naam van de VME en het ondernemingsnummer bij
b) “is bot” en niet bereid actief tot een oplossing te komen, met een opmerking “dan ga je maar naar de rechter”.

4) Men moet onmiddellijk naar de vrederechter, en dit
a) moet door de VME
b) mag door een ME (dit mag natuurlijk altijd, maar moet hij die de ongeldigheid op tafel gelegd heeft. Hij was op de B-AV niet aanwezig ! )

5) Één actie van het vorenstaande moet binnen een periode van vier (4) maanden vanaf de datum van de B-AV gestart zijn.

Misschien is nog een ander alternatief.
Alvast bedankt voor het meedenken.

Groeten