appel d'offres : gescheurde omslag, offerte weigeren?

[EAH]

Bij een appel d'offres uitgeschreven door een internationale instelling moet de verzending van de offerte geschieden ondere dubbele omslag, die beide moeten gesloten zijn en geparafeerd. Op de buitenste enveloppe moet het adres van de internationale instelling staan en op de binnenste enveloppe "appel d'offres n°....: mag niet worden geopend". Bij een recent appel d'offres is een offerte verzonden via een privé vervoerdienst (DHL, TNT,...) in 3 omslagen. De buitenste omslag van plastiek van de vervoerdienst was duidelijk verzegeld en niet geopend. Maar bij de beide omslagen die er in staken en die correct geadresseerd zijn, was 1 zijde bijna volledig opengescheurd. Documenten konden er gemakkelijk uit gehaald worden.Beide omslagen waren geparafeerd en verder via plakband verzegeld. Mijn vraag is of deze offerte moet geweigerd worden? Volgens de regels vrees ik van wel, nochtans lijkt het me evident dat de leverancier zijn offerte in goede staat afgegeven heeft bij de vervoerdienst. Is de beschadiging van de omslagen gebeurd tijdens het transport, of heeft iemand van de vervoerdienst ze geopend...? Gezien de buitenste omslag van de vervoerdienst degelijk afgesloten was, kan men niettemin zeggen dat de geheimhouding verzekerd was? De leverancier zal zeker niet akkoord gaan met het eventuele uitsluiten van zijn offerte. Maar heeft de internationale organisatie een andere keus? Of kan de leverancier enkel de vervoerdienst aansprakelijk stellen, al zal het moeilijk zijn om hun schuld te bewijzen? Graag aub uw mening, dank U. Heeft iemand misschien kennis van een dergelijk geval in het verleden?
De schade aan de binnenste enveloppes werd vastgesteld bij het openen van alle ontvangen offertes door de bevoegde commissie.

[wolf2]

Het is de kandidaat-inschrijver die een eigen keuze maakt hoe hij zijn voorgeschreven dubbele omslag bezorgt: zelf afgeven, een derde (firma) inschakelen, de POST gebruiken, enz.

Het enige wat telt: voldoet de dubbele omslag aan de opgelegde voorschriften? Dat lijkt me hier duidelijk NIET het geval. Ik zou om die reden die inschrijving weigeren. Dat de kandidaat-inschrijver procedeert tegen zijn koerier, maalt de zaak van de aanbestedende overheid niet.

De bedoeling van de voorschriften van de dubbele omslag is duidelijk; een "verzegelde" derde omslag (of doos, of container, of ...) kan daar niets aan veranderen.

[EAH]

Dank u voor uw reactie.
Akkoord, de commissie die instond voor de opening van de ontvangen offertes heeft die offerte dan ook voor die reden verworpen, en kan en zal daar niet meer op terugkomen dacht ik.
Toch heb ik ook nog volgende info gevonden :

5.5.2.2. Reasons for judging tenders not to be in order
Since rejection of a tender for not being in order has important implications, it should be borne in mind that:
• Only the following conditions count: tenders must be submitted by the deadline and must be in a sealed envelope.
• The opening board will under no circumstances consider the quality of the tenders.
• In a restricted or negotiated procedure, any tender from a tenderer who has not been invited to submit a tender must be considered not to be in order.
The following (non-exhaustive) list cannot be considered grounds for rejection:[/u]
-the tender was sent in a single envelope rather than the two envelopes required, provided the envelope is sealed (the confidentiality of the tender has been preserved
-only one copy of the tender was sent, instead of the three (or more) required;
− the tender combines the technical part and the financial part or has not used the standard presentation;
− the tender uses the wrong presentation, certain parts are clearly missing or the tender is clearly totally unrealistic;
− in an open procedure, the tender was submitted by a tenderer who had not requested the
tender documents (this is not a condition for participation);
− the tender was submitted by a tenderer from a third country which has concluded a bilateral or multilateral agreement with the Communities on public procurement in accordance with the terms set out in this agreement;
− the tender was dispatched by ordinary (non-registered) post, provided it is still possible to ascertain, beyond any doubt, that the tender was submitted before the closing date.
• If the tenderer has failed to sign the tender, the signature can be requested subsequently.

Ik geloof in de goeder trouw van de leverancier die zeker en vast de omslagen correct heeft ingediend bij de vervoerfirma. Men zal zich dan inderdaad tot hen moeten richten, want ze zullen het er niet bij laten vrees ik. Maar hoe dit bewijzen...Langs de andere kant was ik vooral bang dat we de hele procedure opnieuw moeten beginnen als de afgewezen sousmissionnaire gelijk krijgt langs gerechtelijke weg, want het gaat om een groot contract over 5 jaar. Het blijkt belangrijk te zijn uit bovenstaande tekst dat de geheimhouding intact was gebleven...Tja, was dat het geval?
U bent dus wel van mening dat de internationale organisatie niets kan worden ten laste gelegd door de bewuste offerte te weigeren, het was de juiste beslissing...
Beste groeten

[wolf2]

"Maar bij de beide omslagen die er in staken en die correct geadresseerd zijn, was 1 zijde bijna volledig opengescheurd. "

Er is een verschil tussen uw "rode tekst" en uw startverhaal hierboven gekopieerd.

De bedoeling van de dubbele omslag is te vermijden dat de offerte terecht komt in de "te openen post"; daarom moet de binnenste omslag ook bepaalde (opvallende) vermeldingen bevatten. In de rode tekst was de binnenste omslag onbeschadigd gebleven. In "uw" voorval was die deels open. Die beschadiging kan niet worden weggewerkt door een zogezegd verzegeld derde omhulsel van een privé-firma.

Ik hoop dat dit alles zeer precies uiteengezet is in het PV van opening; daar begint alles mee.

[EAH]

volledig akkoord
bedankt voor uw reactie